連載第2回の Case1 では、「ぶつぎりDX」による失敗例。第3回の Case2 では「全体最適DX」による成功例。今回の事例 Case3 では別の落とし穴、いわば「丸投げDX」によるじわじわ崩れ落ちていく失敗事例を紹介する。

経営者から「我が社もそろそろDX化を検討しようじゃないか。各部署の代表で会議を始めてくれ。君が推進リーダーだ」と指示が飛ぶ。この状況下で、あなたはどのように進めていくか想像してほしい。実は、この「初手」の選択こそが、プロジェクトの成否を占う最大の転機となる。

Case3　最短距離で成果を出そうとしたからこそ起きた静かな崩壊

• 推進リーダー（あなた）：「社長、実績のあるA社（ITベンダー）に任せれば、社内工数も最小限でスピーディーにシステム構築ができますよ」
• 経営者：「よし、すぐに連絡だ。A社に任せれば早いだろう。現場のことも業務のことも、全部ヒアリングして、最適な仕組みを作ってもらおう」
• A社：「御社の業務を“現状そのまま”デジタル化し、ペーパレス化を成功させ承認スピードを上げます。まずは経費精算、稟議、請求書処理、勤怠を一気に刷新しましょう」

キックオフから数か月で一気に導入・稼働し、「紙が減った」「承認が早くなった」との声に経営陣は「これぞDXだ」と満足げだった。

半年後に起きる「じわじわ系トラブル」

しかし、半年後に上がってきたのは、現場からの“静かな悲鳴”だった。

• 工事部：「申請は楽になったが、出来高や人工の管理と連動していないため、結局Excelで二重管理している」と不満が漏れる。
• 総務部：マスタの運用ルールがないためにデータの表記ゆれが多発し、「データクレンジング」に追われていた。
• 経理部：例外処理の多さから最終的に紙に出力して確認する始末だ。

一見成功したかに見えたシステムは、現場の泥臭い運用によって辛うじて維持される状態に陥っていた

なぜ、スピード導入されたはずの仕組みが崩壊したのか

原因は「社内で決めるべきこと」を曖昧にしたまま、ツールに頼ることだけを先行させた点にある。

問題点は大きく3つ。

• ◎業務の“優先順位”が未定：何を標準化し、何を後回しにするかの取り決めがないため、運用で例外が多発した。
• ◎データの“管理者”が不在：マスタの整備・承認・品質担保のルールが曖昧で、使うほどにマスタデータが崩れていった。
• ◎現場ごとの“例外処理”が未設計：出来高査定や前受や協力会費相殺など、業界特有の複雑な例外が考慮されなかった。

システムの構築や実装はベンダーの力を借りて加速できる。しかし、社内の優先順位、データの管理者、そして例外の扱いといった「約束事」を決断できるのは自社だけだ。ここを曖昧にしたまま走れば、どれほど高機能なツールを導入しても、運用の現場に必ずそのツケが回ってくる。今回は自戒の念を込めてこのような題材を取り上げたが、実際に起こりうる事例であることは明らかである。DXは「外注」できても、「決断」は外注してはいけない。

次回以降は具体的なイメージを共有していこう。

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